Cuadro De Mando Integral (CMI): qué es un CMI y para qué sirve

cuadro de mando

Se habla mucho en círculos empresariales acerca del CMI o Cuadro de Mando Integral, pero ¿Qué es? y ¿Para qué funciona realmente?

Actualmente las empresas se enfrentan a numerosas situaciones en las que se requiere tomar decisiones basadas en la realidad de su negocio y de su mercado, y para ello necesitan de un sistema Big Data efectivo que recoja la enorme cantidad de datos que generan. Este tipo de herramienta se llama Cuadro de Mando Integral.

Pero es importante resaltar que si únicamente se cuenta con un sistema de recogida de información, el responsable de la toma de decisiones necesitará mucho tiempo para analizarla y sacar conclusiones.

De nuevo un Cuadro de Mando organiza y presenta la información de manera coherente, relacionando los factores y permitiendo una visión total de la situación financiera de nuestra empresa.

El siguiente paso es elegir las variables principales que están implicadas en la empresa. Los llamamos KPIs (Indicadores de Negocio). Un cuadro de mando o CMI recoge esa información almacenada y la analiza para ofrecer directamente información relevante, clara y enlazada con el resto de variables para poder tomar decisiones efectivas.

Los KPIs (key performance indicators) estarán personalizados para cada empresa. Aunque las variables que influyen en cada negocio están basadas en variables universales, tendrán siempre un factor completamente personalizado. La idiosincrasia de cada negocio en los distintos mercados en los que opera debe estar representado en esos KPIs.

El resultados es un CMI configurado a la medida de cada negocio.

Los mejores sistemas hasta el momento de gestión interna financiera son los Cuadros de Mando Integrales, así que explicaremos su funcionamiento y las ventajas para la empresa, así como los requisitos básicos y el formato en el que se presenta con un ejemplo concreto, el CMI4all.

Lo primero: ¿Qué es CMI4all?

El Cuadro de Mando Integral CMI4all es un sistema de gestión estratégico que va más allá del aspecto financiero con el que los directivos suelen evaluar cómo va su empresa. Es un método que sirve para medir las actividades de una compañía en términos de su visión y estrategia y que proporciona a los directivos una mirada global de su negocio.

Esta herramienta de Business Intelligence trata de ser una filosofía práctica de gestión empresarial que transforma la visión y la estrategia en objetivos e indicadores organizados en diferentes perspectivas: financiera, clientes, procesos internos, aprendizaje y crecimiento.

Por este motivo, se trata de un sistema de gestión muy útil, siendo utilizado por gerentes y altos cargos de las empresas para medir a medio y largo plazo la evolución de la organización.

Un cuadro de mando integral es una de las herramientas más útiles de gestión empresarial. Sirve para medir la evolución de la actividad de una compañía y sus resultados, de forma estratégica y general ayudando a la empresa para ser más competitiva y permitiendo tomar decisiones de forma más sencilla y eficaz, al detectar rápidamente las tendencias que se desvían de los objetivos marcados.

cuadro de mando de tesoreria

 

Sí pero… ¿Cómo funciona un CMI?

Ya hemos explicado qué es y qué hace, pero seguro que quiere ver cómo es y cómo funciona realmente:

Un ejemplo claro de cuadro de mando fácil y práctico es CMI4ALL. Su principal ventaja es que de un vistazo se pueden ver los indicadores que se haya elegido en función de sus objetivos planteados.

Este tipo de aplicaciones, para que sea realmente útil debe ser potente y sencillo, para aprovechar de forma fácil e intuitiva todo su alcance.

Además, para poder tener toda la información del estado del negocio, debe combinar todos los datos referidos a facturación, pedidos, contabilidad, clientes, finanzas… Y, sobre todo, que sea un sistema seguro en la nube, para que todos los datos queden asegurados.

Pero un cuadro de mando no debe ser solamente un programa recopilador de datos. Para eso ya existen otro tipo de programas o ERPs que gestionan la información necesaria. Un cuadro de mando debe ir más allá, y facilitarnos la toma de decisiones con datos finales de cada una de las áreas, para identificar rápidamente un problema u oportunidad. Su meta debe ser ahorrar costes y tiempo.

¿Qué es un CMI? Formatos y requisitos

Es fundamental que el CMI esté orientado hacia la estrategia de la empresa. Los indicadores clave que usaremos para el seguimiento del funcionamiento de nuestra empresa debe considerar los datos, pero siempre enmarcados dentro de la estrategia y objetivos de la empresa, así como de su salud financiera.

El CMI, cuando está bien configurado, no solo informa acerca sobre la producción, sino también sobre los factores a veces menos controlados, como los márgenes de beneficio y la salud de nuestra tesorería, la cuota del mercado de la empresa, e incluso el nivel de satisfacción del cliente con nuestros productos y nuestra empresa.

Un CMI está compuesto, como ya hemos mencionado, de muchas variables, por lo que la organización de esas variables se hace distribuyéndolas de forma que cada responsable esté a cargo de las que le competen. El organigrama de la empresa definirá esas responsabilidades, de forma que se asigne un número concreto de variables para cada responsable de forma que no haya lugar a errores.

En una empresa que no cuente con un CMI vemos que muchas de esas variables de gran importancia no se controlan de forma exhaustiva y pueden dar lugar a sorpresas desagradables, o simplemente a la pérdida de oportunidades de negocio al no detectar nuevas oportunidades.

Así que estamos hablando primero de acotar y definir responsabilidades, relacionarlas entre ellas, y hacerlo de forma sencilla y clara. Esta presentación de los datos con un CMI se hace normalmente comparando los datos reales, actualizados a diario, con las previsiones para esa variable, el objetivo a alcanzar por cada departamento.

La detección de desviaciones es una de las funciones más relevantes de un CMI, ya que cualquier desviación hace saltar un aviso para el responsable. Esto permite reaccionar inmediatamente. Pero un CMI no solo sirve como método defensivo y de previsión de desviaciones, es también una herramienta que permite analizar la evolución de la empresa presentando oportunidades para el crecimiento.

Un CMI optimiza el trabajo de los responsables

Sabemos ya que un Cuadro de mando permite detectar errores y hacer visibles oportunidades de negocio, pero también es una herramienta que permite optimizar directamente el trabajo de los responsables de cada área de negocio.

Un ejemplo claro es la optimización de tiempo del encargado de tesorería. El tesorero de una empresa se encuentra en su jornada diaria dedicando una gran parte de su tiempo a actividades administrativas de gestión de datos.

El trabajo manual de entrada de información y procesamiento de esa información requiere horas de trabajo que podrían dedicarse al análisis de esa información y al planteamiento de mejoras estratégicas. La tesorería de una empresa debe ser un elemento fundamental en la toma de decisiones y no un departamento puramente administrativo.

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No hay nada mejor que poder ver la herramienta en funcionamiento en casos prácticos. Si tienes alguna duda o consulta, ¡pregúntanos o contacta con nosotros en marketing@gruponeolan.com

 

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